Bezpieczeństwo w e-fakturowaniu: od podpisu kwalifikowanego po integralność danych w KSeF

Już 1 lutego 2026 r. KSeF stanie się obowiązkowym narzędziem przy wystawianiu, przesyłaniu oraz archiwizacji faktur w komunikacji B2B oraz B2G. Zastanawiasz się, czy to rozwiązanie jest bezpieczne? Co daje pewność, że otrzymane w tym formacie dokumenty są autentyczne? Czy w trakcie przesyłania danych może dojść do ich wycieku? Odpowiadamy.

KSeF, który już wkrótce stanie się obowiązkowy dla polskich przedsiębiorców, wiąże się z elektronicznym przekazywaniem danych rozliczeniowych do rządowego systemu. Dlatego pytanie o bezpieczeństwo e-fakturowania w ramach tego systemu, jest jak najbardziej zasadne. Przyjrzyjmy się najważniejszym aspektom.

Na początek najważniejsze: z KSeF można korzystać wyłącznie po przejściu szczegółowej weryfikacji tożsamości oraz uprawnień. Jak to działa?

Z KSeF mogą korzystać zarówno osoby fizyczne, jak również podmioty o innym statusie prawnym – np. duże spółki prawa handlowego. W takich organizacjach konieczne jest wskazanie konkretnych osób, które będą miały uprawnienia do korzystania z KSeF – pozwala to rejestrować i nadzorować czynności wykonywane przez poszczególnych pracowników.

Każda osoba uprawniona musi zostać:

• uwierzytelniona – np. przy pomocy Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej (podmioty niebędące osobą fizyczną); to pozwala jej na dostęp do KSeF i zarządzanie obiegiem faktur elektronicznych;

• zautoryzowana – to proces, w którym system decyduje, jakie uprawnienia, funkcje i dane może udostępnić konkretnemu użytkownikowi.

Te procesy to fundament bezpieczeństwa danych, który minimalizuje ryzyko dostępu do danych rozliczeniowych osób nieupoważnionych.

Warto przy tym wspomnieć, że dodatkowa autoryzacja jest konieczna, gdy z KSeF korzysta się przy użyciu oprogramowania firmowego. Po tę opcję sięgają np. podmioty decydujące się na fakturowanie elektroniczne z EDITEL – aby zwiększyć bezpieczeństwo przesyłania danych i zoptymalizować procesy obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie. Wówczas w KSeF jest generowany token autoryzujący (40 znaków alfanumerycznych), który pozwala na połączenie z systemem poprzez interfejs API.

Dane wymieniane z serwerem KSeF są szyfrowane z wykorzystaniem protokołów SSL/TLS. Oznacza to, że są one chronione przed nieautoryzowanym dostępem oraz przechwyceniem przed podmioty trzecie.

Każda faktura rejestrowana w KSeF jest ustrukturyzowana – ma format XML zgodny ze wzorem. Przekłada się to na:

• przejrzystość przekazywanych i odbieranych danych;

• łatwy dostęp do nich;

• ograniczenie do minimum ryzyka pojawienia się błędów.

Co istotne, każdy dokument w systemie ma również unikalny numer identyfikacyjny. To zabezpieczenie, dzięki któremu nie ma możliwości modyfikacji faktury, a co za tym idzie – jej zafałszowania.

Równie ważny jest fakt, że faktury przetwarzane w ramach KSeF są automatycznie archiwizowane w systemie na ustawowy okres 10 lat. Nie ma więc ryzyka zaginięcia lub utraty dokumentu cyfrowego.

Zależy Ci na tym, aby zadbać o bezpieczeństwo wymiany danych w ramach KSeF i zintegrować wszystkie procesy fakturowania w ramach jednego systemu? Warto porozmawiać o takich możliwościach np. z firmą EDITEL – ekspertem od elektronicznej wymiany danych z ponad 40-letnim doświadczeniem – i podjąć świadomą decyzję.