Jak wystawić fakturę za usługę transportową?

Usługi transportowe, podobnie jak inne usługi świadczone na rzecz osób trzecich, podlegają opodatkowaniu. Kwestią newralgiczną jest natomiast określenie, jaka stawka VAT obowiązuje dla konkretnej usługi oraz który moment uznaje się za powstanie obowiązku podatkowego. Przedsiębiorcy zlecający przewóz towarów, a także usługobiorcy chcący zlecić transport powinni zwrócić uwagę na pewne istotne niuanse dotyczące tego zagadnienia. Na jakiej zasadzie wystawia się fakturę za usługę transportową? W jaki sposób poprawnie dostosować do niej stawkę VAT?

Usługi transportowe, podobnie jak inne usługi świadczone na rzecz osób trzecich, podlegają opodatkowaniu. Kwestią newralgiczną jest natomiast określenie, jaka stawka VAT obowiązuje dla konkretnej usługi oraz który moment uznaje się za powstanie obowiązku podatkowego. Przedsiębiorcy zlecający przewóz towarów, a także usługobiorcy chcący zlecić transport powinni zwrócić uwagę na pewne istotne niuanse dotyczące tego zagadnienia. Na jakiej zasadzie wystawia się fakturę za usługę transportową? W jaki sposób poprawnie dostosować do niej stawkę VAT?

W jaki sposób opodatkowane są usługi transportowe?

Usługi transportowe opodatkowane mogą być w trójnasób:

• 0%,
• 8%,
• 23%.

Wysokość stawki VAT zależy od charakteru świadczonej usługi. Niektóre natomiast są całkowicie zwolnione z obowiązkowego podatku VAT. Należą do nich usługi transportu sanitarnego osób lub materiałów biologicznych potrzebnych do świadczenia usług medycznych.

Aby poprawnie wystawić fakturę VAT za usługi transportowe, należy wiedzieć, do jakiej kategorii zalicza się poszczególne rodzaje.

Stawka 0% obejmuje transport międzynarodowy dla towarów przewożonych na terytorium kraju lub państw członkowskich Unii Europejskiej, jeśli dany transport związany jest w jakikolwiek sposób z przewozem na tereny krajów trzecich. Zerowa stawka VAT przysługuje również na transport towarów, jeśli wyrusza z danego kraju lub do niego wraca. Opodatkowuje się w ten sposób także przewóz osób w przypadku, gdy transport wyrusza z kraju lub do niego wraca. Dopuszczalne jest to również w tranzycie.

Stawka 8% zgodnie z treścią Ustawy o VAT z 2004 roku dotyczy usług transportu:

• kolejowego pasażerskiego międzymiastowego,
• lądowego pasażerskiego, miejskiego i podmiejskiego,
• pozostałego lądowego pasażerskiego, nigdzie indziej niesklasyfikowanego,
• morskiego i przybrzeżnego pasażerskiego, włączając żeglugę bliskiego zasięgu,
• wodnego śródlądowego pasażerskiego,
• lotniczego pasażerskiego – wyłącznie przewozów lotniczych rozkładowych pasażerskich i pozarozkładowych pasażerskich.

Oprócz wyżej wymienionych usług, ośmioprocentowe opodatkowanie należy również nałożyć na:

• wynajem pasażerskich statków żeglugi śródlądowej z załogą,
• wynajem środków transportu lotniczego pasażerskiego,
• usługi taksówek osobowych.

Stawka 23% jest natomiast podstawową stawką opodatkowania VAT w przypadku usług transportowych i obejmuje wszelkie pozostałe, niewymienione rodzaje usług przewozowych.

Jak ułatwić sobie wystawienie faktury?

Faktura za usługę transportową powinna zostać wystawiona do 15 dnia miesiąca następującego po dokonaniu jej lub otrzymaniu za nią zapłaty. Decyduje w tej sytuacji, które z tych zdarzeń miało miejsce w pierwszej kolejności.

Taką fakturę można wystawić zarówno w walucie ojczystej, jak i zagranicznej, należącej do kraju klienta przyjmującego usługę. Taką możliwość zapewnia wystawianie faktur online z pomocą programu Melpe. Przedsiębiorca po określeniu swoich wymagań oraz obowiązków co do faktury VAT może w takim wypadku ułatwić sobie proces fakturowania. Forma elektroniczna pozwala zaoszczędzić oraz zachować porządek i większy nadzór nad swoją ewidencją sprzedaży i wszelkimi dokumentami z nią związanymi.

Faktura wystawiona za usługi transportowe w polskiej walucie musi zwierać między innymi:

• dane nabywcy oraz sprzedającego,
• datę wykonania usługi oraz wystawienia faktury,
• końcowy koszt wyświadczonych usług po ewentualnych obniżkach i rabatach,
• obowiązującą stawkę podatku,
• dokładną nazwę usługi oraz określenie, czy usługa jest zwolniona z podatku.

W przypadku wystawienia faktury dla klienta z zagraniczną walutą, należy pamiętać o wybraniu oficjalnej waluty danego kraju. Na fakturze powinny się znaleźć takie elementy jak w przypadku wystawienia faktury w walucie polskiej. Wygenerowanie faktury VAT w formie elektronicznej jest szczególnie wygodne, gdyż zazwyczaj odległości dzielące usługodawcę i usługobiorcę są znaczne. Wysłanie rachunku pocztą tradycyjną jest czasochłonne i nie gwarantuje dotarcia dokumentu na czas. W formie online dostarczany jest on natomiast błyskawicznie. Program do faktur online może zapewnić również udzielenie potwierdzenia po odebraniu i odczytaniu faktury przez klienta.

Trudności w prowadzeniu firmy transportowej

Prowadząc firmę transportową, można napotkać na swej drodze różne trudności. Wiele z nich związanych jest z rachunkowością oraz procesem wystawiania faktur dla kontrahentów.

Poprawne wprowadzenie danych do faktury oraz dostarczenie jej w terminie do klienta jest niezwykle ważne, gdyż w przypadku stwierdzenia przez drugą stronę umowy błędu w dokumencie ma ona prawo wstrzymać się od zapłaty dla przewoźnika.

Najczęściej popełniane błędy dotyczą momentu powstania obowiązku podatkowego. Wszystko zależy od tego, czy zawarta umowa określa go jako moment wykonania usługi, czyli załóżmy wylądowania samolotu, czy też moment rozładunku towarów transportowanych nim. Równie ważnym elementem jest zastosowanie w fakturze VAT odpowiedniej stawki opodatkowania.

Innym wyzwaniem dla przedsiębiorców może być bariera językowa w kontekście sporządzenia faktury w języku kontrahenta oraz zastosowanie wszelkich kwot tj. wartości usługi netto, brutto, obniżek i innych w oficjalnej walucie klienta. Może to nastręczyć pewnych trudności, które mogą skutkować popełnieniem błędu.

Branża transportowa nieodzownie wzmaga między sobą konkurencję. Na rynku transportu krajowego, jak i międzynarodowego znajduje się mnóstwo przedsiębiorstw. Trzeba zastanowić się, co zatem mogłoby stanowić zaletę, przekonującą kontrahenta do wybrania usług akurat naszej firmy.

Z pewnością byłoby to wspomniane wcześniej błyskawiczne wymienianie się dokumentami, dzięki wystawianiu faktur online. Klientom zależy na zachowaniu terminowości i możliwości szybkiego korygowania ewentualnych błędów w dokumentacji przewozowej. Wystawianie faktur z wydłużonym terminem płatności może być równie pomocne.