Na czym polega organizacja eventów?

Impreza firmowa, cykl szkoleń, konferencja, akcja promocyjna produktu, bieg charytatywny… Organizowanie eventów to ciekawa praca, która wiąże się z różnymi zadaniami oraz wyzwaniami. Wymaga dobrego planu, harmonogramu, kreatywności i elastyczności. Jak zorganizować udany event i na czym właściwie polega ta praca?

Zanim zaczniesz zastanawiać się nad budżetem czy koncepcją wydarzenia, zastanów się, jaki cel przyświeca organizacji eventu. Być może chcesz wypromować konkretną marki, produktu, a może jakąś ideę? Planujesz podziękować najważniejszym klientom Twojej firmy? A może chodzi o integrację Twoich pracowników? Organizowanie eventów będzie znacznie łatwiejsze, jeśli odpowiesz sobie na te pytania. Określenie grupy docelowej – jej wieku, płci, zainteresowań czy wykonywanego zawodu pomoże także wypromować imprezę w odpowiedni sposób.

Szkolenie z organizacji eventów znajdziesz na: https://emtg.pl/

Kolejną kwestią, która powtarza się przy organizacji eventów, jest wybór lokalizacji. Decyzja zależy od tego, czy Twoja impreza jest kameralnym koncertem, czy np. zawodami sportowymi na świeżym powietrzu. Decydując się na konkretny obiekt, weź pod uwagę jego położenie i sposób dojazdu. Organizacja eventów na zewnątrz rządzi się nieco innymi prawami. Trzeba będzie zadbać o zupełnie inny rodzaj nagłośnienia oraz oświetlenia, scenę i zabezpieczenie terenu. Wybór i decyzje dotyczące tych aspektów to duża część pracy związanej z organizowaniem eventów.

Konferencja dla naukowców, spotkanie biznesowe, prezentacja produktu czy impreza integracyjna... Niezależnie od formy, nie chcesz, aby impreza była nudna. Opracowanie ciekawego programu, a także napisanie scenariusza to zadanie, które wpisuje się w organizację eventów. Pamiętaj, aby oprócz części merytorycznej, zapewnić swoim gościom rozrywkę. To może być bankiet, stylizowana impreza, zawody sportowe, czy wycieczki. Wszystko oczywiście zależy od grupy docelowej oraz ich potrzeb.

Kiepska kuchnia czy niewłaściwie dobrane nagłośnienie mogą wydawać się drobiazgami, ale potrafią zepsuć najlepsze wrażenie. Dlatego takie kwestie to ważna część pracy, której wymaga organizacja eventu. Rolą event managera jest sprawdzenie i wybór cateringu czy firmy, która będzie się zajmowała obsługą techniczną imprezy.

Wymieniliśmy tylko najważniejsze i najczęstsze aspekty pracy event managera. Organizowanie eventów wymaga doskonałej organizacji, elastyczności, umiejętności planowania, czy negocjacji. Jako specjalista od organizacji eventów będziesz musiał zająć się także po części ich promocją i docieraniem do odbiorców.  To przede wszystkim praca z ludźmi, bo nie sposób zorganizować imprezę w pojedynkę. Potrzebujesz nie tylko współpracowników, którym będziesz delegować zadania, jak i podwykonawców. W zależności od rodzaju imprezy, organizacja eventów będzie przebiegała każdorazowo trochę inaczej, zawsze jest jednak niezwykle ciekawym i rozwijającym zajęciem.

wp