Rejestracja firmy, czyli jak założyć nowe przedsiębiorstwo

Zakładanie własnej firmy to jedna z najważniejszych decyzji, jakie przedsiębiorca podejmuje w swoim życiu zawodowym. Odpowiedzialność za kierowanie własnym biznesem daje wiele możliwości, ale także rodzi wiele trudności związanych z formalnościami. Co często stanowi poważne wyzwanie dla początkujących przedsiębiorców. Wiele osób decydujących się na ten krok zastanawia się, jakie kroki należy podjąć, aby zarejestrować firmę. Dlatego też, poniżej przedstawiamy szczegółowy proces rejestracji firmy krok po kroku.

Choć pomysł jest podstawą każdego biznesu, to nie zawsze prowadzenie każdego rodzaju działalności wymaga rejestracji firmy. Jednakże, jeśli przedsiębiorca chce działać legalnie i uniknąć problemów prawnych w przyszłości, to powinien dokładnie sprawdzić wymagania prawne dotyczące prowadzenia swojego biznesu i, jeśli jest to wymagane, dokonać odpowiedniej rejestracji swojej działalności.

Przeważnie, aby prowadzić własną działalność gospodarczą, konieczna jest rejestracja w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej - CEIDG. Natomiast w przypadku gdy zakłada się, że przychody z działalności będą niskie, nie ma konieczności rejestracji jako przedsiębiorca. Tego rodzaju niezarejestrowaną działalność można prowadzić, jeśli spełnione są następujące warunki:

• osiągane przychody w żadnym miesiącu nie przekraczają 50% minimalnego wynagrodzenia,
• prowadzi ją osoba fizyczna,
• nie działa się w ramach spółki cywilnej,
• nie prowadzi się działalności regulowanej wymagającej zezwoleń lub koncesji,
• nie prowadziło się działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy.

Niemniej jednak, w przypadku niektórych dziedzin, takich jak działalność agroturystyczna rolników, produkcja wina przez rolników czy rolniczy handel detaliczny, nie ma obowiązku rejestracji w rejestrze przedsiębiorców.

Podczas rejestracji firmy, należałoby przemyśleć w jaki sposób będziemy prowadzić księgowość. Na rynku istnieje wiele rozwiązań, które mogą ułatwić prowadzenie księgowości, takie jak współpraca z biurami rachunkowymi, które oferują kompleksową obsługę księgową oraz wsparcie w składaniu wniosków czy załatwianiu spraw w Urzędzie Skarbowym.

Korzystanie z doświadczonych specjalistów pozwala przedsiębiorcy na uniknięcie problemów związanych z wypełnianiem i składaniem wniosków oraz załatwianiem spraw w Urzędzie Skarbowym. Dzięki temu przedsiębiorca jest w stanie skupić się na prowadzeniu swojego biznesu, zamiast martwić się o skomplikowane zagadnienia związane z księgowością. Pogram do faktur umożliwia także automatyczne wystawianie różnego rodzaju faktur oraz dostęp do certyfikowanego archiwum e-faktur, darmowego CRM oraz integracji z platformami e-commerce, takimi jak Allegro czy Shopper.

Obecnie coraz bardziej popularnym rozwiązaniem jest księgowość online, która pozwala na oszczędzenie czasu i zwiększenie mobilności działań w obszarze księgowości. Niemniej jednak, każdy przedsiębiorca ma możliwość samodzielnego prowadzenia swojej księgowości. Warto jednak pamiętać, że odpowiednie zarządzanie księgowością jest kluczowe dla funkcjonowania każdej firmy, a nieumiejętne jej prowadzenie może prowadzić do poważnych problemów finansowych.

Na skutek złożenia wniosku CEIDG-1 możliwe jest zarejestrowanie się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, co pozwala na wpis do ewidencji działalności gospodarczej oraz do Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej (REGON). W ramach tego wniosku nadawany jest również numer NIP, który otrzymuje się na adres e-mail wskazany we wniosku.

Korzystanie z CEIDG-1 umożliwia dostęp do bazy danych zawierającej informacje o przedsiębiorstwach prowadzonych przez osoby fizyczne zarejestrowane w Polsce. Dodatkowo, dzięki CEIDG-1 przedsiębiorcy mogą uzyskać bezpłatny dostęp do informacji udostępnianych przez Centralną Informację Krajowego Rejestru Sądowego (KRS). W ramach CEIDG-1 można także zgłaszać do urzędu zmiany w danych firmy oraz decyzje o zawieszeniu, wznowieniu lub zlikwidowaniu działalności.

Wniosek CEIDG-1 można złożyć na kilka sposobów:

• poprzez rejestrację/zalogowanie się do CEIDG, wypełnienie wniosku online, wydrukowanie i dostarczenie do Urzędu Miasta/Gminy,
• bez logowania – wypełnienie wniosku online, wydrukowanie i dostarczenie do Urzędu Miasta/Gminy,
• pobranie i złożenie wniosku w Urzędzie Miasta/Gminy, który zostanie przekształcony na wniosek elektroniczny,
• elektroniczne wypełnienie interaktywnego wniosku na stronie CEIDG lub podpisanie go za pomocą profilu zaufanego ePUAP.

Ważne jest, że wniosek można złożyć do dowolnie wybranego urzędu miasta lub gminy, a nie tylko w urzędzie właściwym dla miejsca zamieszkania.

Przedsiębiorcy, którzy będą podatnikami VAT, muszą zarejestrować się jako VAT-owcy poprzez złożenie wniosku VAT-R w Urzędzie Skarbowym przed rozpoczęciem sprzedaży towarów lub świadczenia usług objętych podatkiem VAT. Można to zrobić na kilka sposobów:

1. Wypełnić formularz VAT-R online na stronie Urzędu Skarbowego, wydrukować i złożyć osobiście we właściwym urzędzie skarbowym,
2. Wysłać wniosek pocztą,
3. Złożyć wniosek online, korzystając z płatnego podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego ePUAP. Ta opcja jest dostępna, gdy wniosek VAT-R składa się wraz z wnioskiem CEIDG i posiadamy numer NIP potrzebny do wypełnienia formularza.

Warto podkreślić, że przedsiębiorcy, którzy będą wykonywać czynności na rzecz innych podatników VAT lub osiągną wysokie obroty, powinni już od początku zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Jest to związane z faktem, że czynni podatnicy mają obowiązek regularnego składania deklaracji podatkowych oraz odprowadzania podatku VAT od sprzedaży swoich towarów lub usług.

Podobna sytuacja dotyczy przedsiębiorców, którzy zajmują się importowaniem towarów. W tym przypadku warto zarejestrować się jako importer VAT, co pozwoli na skorzystanie z ulg i zwolnień podatkowych oraz na zwrot VAT od importowanych towarów. Wniosek o rejestrację jako importer VAT składa się w Urzędzie Skarbowym za pomocą formularza VAT-1.

Po zarejestrowaniu wniosku CEIDG-1, numer REGON zostanie nadany przez GUS i przesłany na adres e-mailowy, który został podany we wniosku, w ciągu 7 dni roboczych. Natomiast numer NIP zostanie nadany przez Urząd Skarbowy i przesłany na adres e-mailowy w ciągu 1 dnia roboczego od momentu rejestracji wniosku CEIDG-1. 

Osoba prowadząca własną firmę jest zobowiązana do zgłoszenia się do ZUS zarówno jako płatnik składek za osoby ubezpieczone, jak i jako osoba ubezpieczona. Zgłoszenie jako płatnik składek jest dokonywane przez ZUS na podstawie informacji dostarczanych po złożeniu wniosku CEIDG-1 przy zakładaniu firmy. 

Natomiast zgłoszenie przedsiębiorcy jako osoby ubezpieczonej do ZUS jest konieczne w przypadku dobrowolnego ubezpieczenia. Aby dokonać takiego zgłoszenia, przedsiębiorca musi dołączyć do dokumentów składanych w urzędzie miasta lub gminy wypełnioną deklarację ZUS ZUA w przypadku rejestracji do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego lub ZUS ZZA w przypadku rejestracji wyłącznie do składki zdrowotnej.

Przedsiębiorca prowadzący własną firmę musi zarejestrować się w ZUS zarówno jako płatnik składek za osoby ubezpieczone, jak i jako osoba ubezpieczona. W przypadku, gdy druki rejestracyjne nie zostały złożone razem z CEIDG-1, przedsiębiorca ma obowiązek dokonać zgłoszenia samodzielnie do ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia działalności gospodarczej. Takie zgłoszenie może zostać dokonane również elektronicznie.

Przy zgłaszaniu się do ZUS przedsiębiorca musi wybrać odpowiednie składki w zależności od źródeł dochodów. Jeśli rejestrowana działalność jest jedynym źródłem dochodów, należy wypełnić druk ZUS ZUA, a jeśli przedsiębiorca posiada dodatkowo umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy i nie chce się podlegać dobrowolnie ubezpieczeniom społecznym, trzeba wypełnić druk ZUS ZZA.

Przysługują także ulgi w płaceniu składek ZUS dla przedsiębiorców, którzy po raz pierwszy zakładają firmę lub w ciągu ostatnich 5 lat nie prowadzili działalności gospodarczej i nie byli wspólnikami w spółce. Takie ulgi mogą przysługiwać przez pierwsze 6 miesięcy prowadzenia działalności. Po zakończeniu okresu stosowania ulgi na start, w zależności od sytuacji, przedsiębiorca musi dokonać rejestracji do składek preferencyjnych, pełnych lub zdrowotnej.

Warto podkreślić, że posiadanie dedykowanego rachunku bankowego dla działalności gospodarczej jest bardzo ważne. Dzięki niemu przedsiębiorcy mogą prowadzić ewidencję wszystkich transakcji, a także łatwiej dokonywać rozliczeń podatkowych i składkowych. Przed założeniem konta firmowego należy jednak najpierw zarejestrować działalność gospodarczą i uzyskać wpis do CEIDG.

Podczas zakładania konta bankowego należy wypełnić wniosek w wybranej przez nas placówce bankowej. W formularzu należy podać podstawowe informacje, takie jak nazwa firmy, adres oraz numery identyfikacyjne. Należy jednak pamiętać, że przedsiębiorcom nie został nałożony obowiązek posiadania rachunku bankowego.

Warto też zwrócić uwagę, że od 1 marca 2021 roku transakcje powyżej 15 000 zł powinny być dokonywane wyłącznie na rachunkach bankowych znajdujących się na białej liście, która obejmuje wyłącznie rachunki firmowe. Jest to związane z nowymi przepisami antyprania pieniędzy, które nakładają na przedsiębiorców obowiązek dbania o to, aby ich transakcje były dokonywane w sposób bezpieczny i zgodny z prawem.

Po założeniu konta bankowego należy powiadomić o tym Urząd Skarbowy na druku CEIDG. Od 1 stycznia 2020 należności podatkowe z tytułu VAT, PIT i CIT należy wpłacać na indywidualny mikrorachunek podatkowy, który można wygenerować na stronie podatki.gov.pl lub uzyskać w dowolnym urzędzie skarbowym.

Kolejnym krokiem jest złożenie wniosku o zmianę wpisu w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej w urzędzie miasta/gminy. Wniosek należy uzupełnić o numer firmowego rachunku bankowego oraz informacje dotyczące podmiotu prowadzącego dokumentację rachunkową oraz adresu miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej wnioskodawcy.

Warto na wstępie zwrócić uwagę na konieczność sprawdzenia, czy prowadzona działalność gospodarcza nie wymaga uzyskania koncesji, zezwoleń lub licencji. W takim przypadku należy o nie starać się przed założeniem firmy. Zazwyczaj koncesje wydaje minister właściwy ze względu na przedmiot działalności. Wniosek o koncesję jest rozpatrywany w postępowaniu administracyjnym, a decyzja o jej wydaniu jest decyzją administracyjną.

Ponadto, warto zaznaczyć, że niektóre rodzaje działalności gospodarczej są zobligowane do posiadania kas fiskalnych. Przykładami takich działalności są fryzjerzy, kosmetyczki, osoby prowadzące warsztaty motoryzacyjne, osoby oferujące usługi gastronomiczne czy wulkanizacyjne. W przypadku tych podmiotów, korzystanie z kas fiskalnych jest obowiązkowe już od pierwszej dokonanej transakcji.

Posiadanie kasy fiskalnej jest konieczne, aby móc prawidłowo ewidencjonować transakcje dokonywane z klientami. Kasy fiskalne muszą spełniać określone wymagania techniczne oraz być zarejestrowane w Urzędzie Skarbowym. Przedsiębiorcy zobowiązani są do codziennego drukowania paragonów i przechowywania kopii tych dokumentów przez określony czas.

W przypadku naruszenia obowiązku posiadania kasy fiskalnej lub nieprawidłowego jej używania, grożą kary finansowe oraz konsekwencje podatkowe. Dlatego też, przedsiębiorcy objęci obowiązkiem posiadania kas fiskalnych powinni dokładnie zapoznać się z wymaganiami i przepisami związanymi z ich używaniem.

wp