Najczęstsze problemy związane ze zdalnymi posiedzeniami zarządu spółek

Wydarzenia pandemiczne wymusiły na polskim ustawodawstwie modyfikację przepisów, które umożliwiłyby ułatwienie standardowego działania spółek kapitałowych. Uaktualniona ustawa definiuje możliwość zorganizowania posiedzenia w formie zdalnej i choć większość podmiotów zaadaptowała się do nowych możliwości, wciąż występują pewne problemy, które mogą skutecznie naruszyć przebieg spotkania. O czym dokładnie mowa?

Problemy związane z odpowiednią organizacją posiedzeń

Zacznijmy od uchybień związanych z samym procesem organizacji zgromadzenia, a zatem kwestii uchwalenia regulaminu udziału w spotkaniu, które jest realizowane za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych regulamin powinien być zatwierdzony w drodze uchwały przez radę nadzorczą lub ewentualnie wspólników, jeśli rada nadzorcza nie funkcjonuje. Niestety w dalszym ciągu wiele podmiotów realizuje zgromadzenia, czy też posiedzenia bez uchwalenia stosownego regulaminu, stanowiącego obowiązkowy dokument jeszcze przed pierwszym tego typu posiedzeniem.

Dodatkowo wszyscy wspólnicy powinni zostać zawiadomieni o zdalnym zgromadzeniu za pośrednictwem wiadomości e-mail, a sama komunikacja powinna w precyzyjny sposób określić, jakimi zasadami będzie kierować się całe spotkanie, jakie oprogramowanie zostanie wykorzystane, a także, w jaki sposób można zabierać głos czy wnieść jakikolwiek sprzeciw. Ta procedura, definiowana przez kodeks spółek handlowych również nie jest powszechnie honorowana. 

Nieodpowiednie oprogramowanie służące organizacji zgromadzeń

234 artykuł kodeksu spółek handlowych określa oprogramowanie umożliwiające organizację zgromadzenia czy posiedzenia, jako takie, które dysponuje możliwością dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, a także możliwością osobistego wykonania prawa głosu. 

Z definicji zatem wynika, że nie każdy program, który jest popularnie wykorzystywany do komunikacji, może zostać zastosowany w przypadku oficjalnego spotkania organów zarządzających spółką kapitałową. A więc WhatsApp, Messenger, Kahoot czy wiele innych dobrze znanych komunikatorów nie spełnia przede wszystkim wymogów logistycznych (zbyt mała liczba uczestników jednocześnie), a także nie umożliwia odpowiedniego uwierzytelnienia tożsamości uczestnika. Choć inne, bardziej zaawansowane narzędzia jak MS Teams, Google Meet czy Skype zdecydowały się na wprowadzenie pewnych usprawnień technologicznych, jak między innymi możliwość głosowania, to jednak nie spełniają one wszystkich wymogów formalnych. 

Problem dotyczący braku internetu 

Oczywiście to nie wszystkie problemy, z jakimi spotykamy się przy organizacji, a także podczas przebiegu zgromadzeń i posiedzeń w spółkach kapitałowych. Jeden z powszechniejszych problemów stanowi problem z łączem internetowym, a także brak możliwości udziału w spotkaniu ze względów technicznych. 

Dobrą praktyką jest tworzenie załącznika do regulaminu, który jasno określa wymagania techniczne umożliwiające wzięcie udziału w zdalnym posiedzeniu. Mowa tu między innymi o wymaganiach przepustowości sieci, systemu operacyjnego oraz sprzętu, który pozwoli na bezproblemowe przeprowadzenie posiedzenia. Regulamin może także zawierać informacje o potencjalnych konsekwencjach z tytułu nieuczestniczenia w spotkaniu z powodów technicznych. 

Identyfikacja uczestników zgromadzeń spółek kapitałowych

To kolejny problem, a raczej ograniczenie powszechnie dostępnych narzędzi do komunikacji zdalnej. Mowa tu nie tyle o identyfikacji samego uczestnika, co o identyfikacji osoby, która oddaje tajny bądź jawny głos podczas posiedzenia. Organizator spotkań zdalnych powinien więc zadbać o oprogramowanie, które spełnia wszelkie wymogi prawne i logistyczne, umożliwiające przeprowadzenie wszelkiego rodzaju zdalnych posiedzeń, a także realizowanie uchwał. 

materiał promocyjny