Jak zorganizować event online?

Organizujesz wydarzenia, gale sportowe, koncerty, konferencje? Chciałbyś pozyskać nowych widzów dla twojego lokalnego wydarzenia, a może po prostu zależy Ci na jak największej liczbie uczestników? Przenieś swoje wydarzenie do Internetu. Dzięki wydarzeniom realizowanym w formie transmisji wideo lub hybrydowej – streaming z wydarzenia stacjonarnego – masz szansę na zbudowanie zupełnie nowej publiczności, wirtualnej publiczności. Co ważne, publiczności, której nie mógłbyś pozyskać w żaden inny sposób. Jak zorganizować wydarzenie online? Mamy dla Ciebie kilka sugestii?

Event online czy event hybrydowy

Pandemia koronawirusa przeorganizowała rynek eventowy raz na zawsze. O ile jeszcze trzy lata temu live streaming traktowany był jako ciekawostka, z której korzystało zaledwie kilka największych wydarzeń branżowych, o tyle dziś trudno wyobrazić sobie poważny event bez streamingu. Na przestrzeni kilku lat utarły się dwie formuły stremingu z wydarzeń. Wydarzenie transmitowane tylko i wyłącznie online oraz wydarzenie hybrydowe, czyli transmisja online jako uzupełnienie wydarzenia stacjonarnego. Niezależnie od tego w jakiej formule realizowane będzie twoje wydarzenie powinieneś zadbać o to by jego Internetowa odsłona reprezentowała jakość nie mniejszą niż stacjonarne eventy. O czym warto pomyśleć na etapie organizacji?

• Sala czy studio

Wydarzenia realizowane online nie wymagają od nas wynajmowania sal konferencyjnych na 500 osób. Nie ma bowiem widowni. Oczywiście, prelegent dużo lepiej wypada jeśli mówi do publiczności, nie musi to być jednak duża grupa. Jeśli wiesz, że Twoje wydarzenie przyciągnąć może kilkadziesiąt osób z Twojego miasta, to transmisję możesz przeprowadzić z małej sali konferencyjnej z udziałem publiczności. Jeśli jednak nie planujesz udziału uczestników, to całe wydarzenie transmitować możesz prosto ze studia filmowego. Studia filmowe wyposażone są w sprzęt, który może wzbogacić transmisję np. green screen, prompter, cykloramę, oprogramowanie do animacji 3D. Wszystko to może dodać jakości prelekcjom.

• Paczka z pakietem uczestnika

Ważnym aspektem wydarzeń realizowanych w formule online jest wytworzenie namacalnego doświadczenia wydarzenia w umyśle uczestnika. Chodzi o to by uczestnik nie traktował eventu jak film. Pomocne w tym mogą być np. pakiety startowe dla uczestników, które wyślesz im pocztą na adres domowy. W pakietach mogą naleźć się gadżety z konferencji jak i materiały, które zostaną z nimi na dłużej, aż do kolejnej edycji.

• Obsługa czatu

Czat to absolutna konieczność. Transmisja musi bowiem integrować uczestnika i prelegenta. Doskonałym narzędziem jest więc czat. Niestety sam czat na niewiele się zda, bo raczej wątpliwe jest by prelegent miał tak podzielną uwagę, by mógł na raz monitorować czat oraz prowadzić merytoryczną prezentacje. Stąd też obsługa czatu powinna zająć się dedykowana do tego zadania osoba, która będzie nie tylko moderować treści wpisywane przez uczestników, ale także notować najlepsze pytania jakie padają w trakcie wystąpienia i przekazywać je prelegentowi.

• Spotkania z prelegentami

Wydarzenia stacjonarne to dla wielu uczestników szansa na spotkanie prelegenta. Uczestnicy chcą zrobić sobie z nim zdjęcie, zadać mu pytanie na żywo, czy po prostu zamienić kilka zdań. Jest to ogromna wartość wydarzeń stacjonarnych. Czy można ją przenieść do sieci? Rozwiązaniem mogą tu być spotkania z prelegentami w formie wideokonferencji w małych grupach roboczych. Spotkanie takie może być dodatkowo płatne lub zastrzeżone dla wybranej grupy uczestników.

• Materiały do pobrania

Uczestnicy wydarzeń stacjonarnych przyzwyczajeni są do tego, że w ich trakcie otrzymują często szereg dodatkowych materiałów. Broszury, kody rabatowe, screeny prezentacji, wizytówki, wszystko to można przekazywać również w trakcie wydarzenia organizowanego online. Warto jednak by materiały te znalazły się w jednym miejscu, tak by użytkownicy łatwo mogli po nie sięgnąć.

materiał promocyjny