Jak czytać raporty księgowe i dlaczego warto to robić regularnie? Porady księgowej

Czytanie raportów księgowych to jedna z najważniejszych umiejętności właściciela firmy, który chce podejmować decyzje oparte na faktach. Regularna analiza dokumentów finansowych pomaga pilnować płynności, planować rozwój i wychwytywać nieprawidłowości, zanim przerodzą się w poważne kłopoty. Dobrze poukładana księgowość np. przy pomocy biura rachunkowego Ursynów zmienia sposób patrzenia na biznes. W takiej sytuacji każdy finansowy raport przestaje być papierem „dla urzędu”, ponieważ zamienia się w prawdziwe narzędzie do zarządzania firmą.

Większość przedsiębiorców pamięta o raportach księgowych dopiero wtedy, gdy bank prosi o dokumenty do kredytu albo urząd o wyjaśnienia. Na co dzień taka analiza bywa traktowana jak obowiązek, która „robi księgowość”, a nie coś, co naprawdę może pomóc w prowadzeniu biznesu. Tymczasem dobrze przygotowane zestawienia pokazują czarno na białym, czy firma idzie w dobrą stronę, czy jedynie kręci się w miejscu. Widzisz w nich, które koszty wymykają się spod kontroli, jak zmienia się przychód, a przede wszystkim – czy to co robisz przekłada się na zysk. W praktyce właśnie tu wychodzi na jaw fakt, czy biznes utrzymuje się „siłą rozpędu”, czy stoi na solidnych fundamentach.

Często słyszymy od właścicieli firm, że „od tego jest biuro”, więc nie muszą się szczególnie wczytywać w dokumenty. I o ile biuro rachunkowe z warszawskiego Ursynowa może wziąć na siebie przygotowanie i wyjaśnienie raportów, o tyle ostatnie słowo zawsze należy do przedsiębiorcy. To on podejmuje decyzje o nowych inwestycjach, zatrudnianiu kolejnych osób, zmianie oferty czy wejściu na nowy rynek. Jeśli nie zna liczb, działa trochę jak kierowca jadący nocą bez świateł – niby jedzie, ale nie widzi, co czeka go kilka metrów dalej. Dlatego jednym z założeń księgowej Ursynów jest to, aby klient nie tylko „miał raport”, ale też rozumiał, co z niego wynika.

Pierwszym krokiem, gdy zastanawiasz się, jak czytać raporty księgowe, jest przede wszystkim zrozumienie relacji między przychodami a kosztami. Dla wielu przedsiębiorców przychód jest najważniejszym wskaźnikiem. Gdy faktury sprzedażowe rosną, pojawia się poczucie bezpieczeństwa, a bez wątpienia jest to główny cel każdego przedsiębiorcy. Problem w tym, że przychód sam w sobie niewiele mówi. To dopiero zestawienie z kosztami pokazuje, czy firma rzeczywiście zarabia. W biurze księgowym Ursynów  bardzo często widzi się sytuacje, w których obroty rosną imponująco, a marża stopniowo topnieje, bo rosną koszty reklam, logistyki, wynagrodzeń albo zakupu towarów. Bez raportu właściciel dostrzega tylko „jest robota, są klienci”, ale nie zauważa, że pracuje coraz więcej za relatywnie coraz mniej.

Na co warto patrzeć w takim raporcie? Przede wszystkim na dynamikę przychodów miesiąc do miesiąca, strukturę kosztów (które pozycje rosną szybciej niż inne), poziom kosztów stałych w stosunku do zmiennego przychodu oraz marżę na głównych produktach lub usługach. Dobra księgowa np. ta z warszawskiego Ursynowa nie tylko wyliczy te wskaźniki, ale pomoże Ci przełożyć je na decyzje: czy ciąć koszty, czy zmienić ceny, czy coś przestało się po prostu opłacać.

Gdy uczysz się, jak czytać raporty księgowe, dobrze jest przejść przez nie z kimś, kto umie mówić o liczbach bez żargonu. Właśnie tutaj zaczyna się prawdziwa rola partnera, którym może być podmiot oferujący wysokiej jakości usługi rachunkowe np. biuro księgowe z Ursynowa, firma Effepro. Podczas wspólnej analizy można spokojnie przejść przez wszystkie najważniejsze elementy: najpierw przychody, później koszty, dalej wynik i jego zmiany w czasie. Z czasem sam zaczniesz widzieć w raportach pewne „wzory”, np. to, że zawsze w określonych miesiącach spada sprzedaż, albo że każda nowa kampania reklamowa podnosi przychody z wyprzedzeniem dwóch miesięcy. To są bezcenne obserwacje, których nie daje żaden ogólny kurs biznesowy.

Dobrą praktyką, którą stosuje Effepro, jest stały, powtarzalny schemat. Oznacza to, że raz w miesiącu przesyłają raport swoim klientom, a potem po prostu siadają z nimi (stacjonarnie lub online) i przechodzą przez niego punkt po punkcie. Nie ma w tym patosu, to po prostu rozmowa o tym, co się w firmie wydarzyło i co z tego wynika. Dzięki temu przedsiębiorca czuje, że ma kontrolę, a nie jest „zakładnikiem” działu finansowego. Taka współpraca sprawia, że usługi księgowe Ursynów  przestają być postrzegane jako koszt, a zaczynają być prawdziwym wsparciem w podejmowaniu decyzji.

Kiedy już opanujesz podstawy, kolejnym etapem w tym, jak czytać raporty księgowe, jest zapoznanie się z bilansem i przepływami pieniężnymi. To sprawozdanie finansowe jest niczym innym jak pewnego rodzaju zdjęciem sytuacji (pokazuje, co firma posiada, jakie ma zobowiązania i ile kapitału własnego zostało w biznesie). Jeżeli zobowiązania krótkoterminowe zaczynają przeważać, to sygnał, że firma żyje trochę „z dnia na dzień”. W wielu przypadkach dopiero uważna lektura bilansu skłania przedsiębiorcę do rozmowy z kontrahentami o terminach płatności albo do zmiany zasad współpracy, żeby nie finansować cudzych firm z własnej kieszeni.

Z kolei raport z przepływów pieniężnych (cash flow) to dokument, który odpowiada na proste, ale istotne pytanie: „Dlaczego na koncie jest mniej pieniędzy, skoro na papierze mam zysk?”. To częsta zagwozdka. Pieniądze mogą utknąć w niezapłaconych fakturach, w zapasach magazynowych, w inwestycjach. Dobrze prowadzone finanse np. przez księgowość Ursynów pomaga tę zagadkę rozwiązać, bo pokazuje, gdzie konkretnie „schowały się” środki. 

Jeśli miałbyś zapamiętać tylko jedną rzecz, to tę: raporty księgowe nie są po to, żeby leżały w segregatorze. Są po to, żeby pomóc Ci decydować. Gdy wiesz, jak czytać raporty księgowe, zyskujesz prawdziwy wpływ na rozwój firmy, a nie tylko reagujesz na to, co przynosi każdy kolejny miesiąc. Zyskujesz świadomość ryzyka, lepiej planujesz inwestycje i mniej rzeczy Cię zaskakuje. A kiedy za Twoimi plecami stoi partner taki jak Effepro z warszawskiego Ursynowa, który dba o to, aby ich usługi księgowe były przejrzyste i dopasowane do Twojej sytuacji, liczby naprawdę zaczynają pracować na Twój spokój.

Jeśli chcesz, żeby raporty księgowe stały się dla Ciebie praktycznym narzędziem, a nie tylko „papierem do podpisu” – odezwij się do Effepro. Umów się na niezobowiązującą rozmowę i zobacz, jak wygląda współpraca z biurem rachunkowym, które naprawdę pomaga czytać raporty, a nie tylko je generuje.